Milers de petites i mitjanes empreses a Espanya afronten un dels moments més importants del calendari mercantil. Després de finalitzar el termini per legalitzar els llibres comptables el 30 d’abril passat, les societats tenen fins al pròxim 30 de juny per aprovar els seus comptes anuals.
Tot i que és un tràmit administratiu més, incomplir-lo pot desembocar en sancions econòmiques, bloquejos registrals i fins i tot problemes amb Hisenda.
Cal tenir en compte una cosa: l’Agència Tributària i l’Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes han endurit els controls sobre empreses que no mantenen la comptabilitat actualitzada o incompleixen de manera reiterada les obligacions mercantils.
De fet, Hisenda va arribar a revocar el NIF a més de 44.000 societats a l’últim exercici per irregularitats relacionades amb la manca d’activitat, absència de documentació comptable o incompliments prolongats.
El calendari comptable que han de seguir les societats
La majoria de les societats mercantils a Espanya operen sota un calendari pràcticament idèntic quan el seu exercici econòmic coincideix amb l’any natural.
El primer gran pas es va produir el 31 de març passat, data límit per formular els comptes anuals corresponents a l’exercici 2025.
Durant aquesta fase, els administradors han de preparar tota la documentació financera obligatòria de l’empresa. Això inclou el balanç de situació, el compte de pèrdues i guanys, la memòria i altres estats financers exigits pel Pla General de Comptabilitat.
Posteriorment, va arribar un altre tràmit clau: la legalització dels llibres comptables davant el Registre Mercantil, el termini del qual va finalitzar el 30 d’abril passat.
La legalització consisteix a registrar electrònicament els llibres oficials de comptabilitat i les actes societàries per deixar constància formal de l’activitat econòmica de l’empresa.
El pròxim gran termini acaba el 30 de juny
Ara les societats afronten la fita següent del calendari mercantil: l’aprovació formal dels comptes anuals.
La Llei de societats de capital estableix que la Junta General de socis o accionistes les ha d’aprovar dins dels sis mesos posteriors al tancament de l’exercici.
Això situa el límit per a la majoria d’empreses el pròxim 30 de juny.
Durant aquesta reunió es valida oficialment la comptabilitat de la societat i es decideix què fer amb el resultat econòmic obtingut. Entre altres qüestions, s’aprova si hi ha dividends, reserves o compensació de pèrdues.
Després arribarà encara un altre tràmit fonamental: el dipòsit de comptes al Registre Mercantil.
Les societats disposen d’un mes des de l’aprovació per presentar públicament els seus comptes, cosa que a la pràctica situa el següent venciment rellevant el pròxim 30 de juliol per a moltes empreses.
Per què el dipòsit de comptes és tan important
El dipòsit de comptes té una rellevància especial dins del funcionament empresarial. Quan una societat presenta els seus comptes al Registre Mercantil, la informació econòmica queda accessible públicament per a tercers interessats.
Bancs, proveïdors, asseguradores, clients i inversors solen revisar aquestes dades abans de concedir finançament, de signar contractes o d’analitzar la solvència d’una empresa.
Per això, una societat que no diposita els seus comptes pot començar a generar desconfiança al mercat.
De fet, moltes entitats financeres inclouen l’estat registral i l’historial de dipòsit de comptes entre els factors utilitzats per avaluar riscos abans de concedir préstecs, renovar línies de crèdit o aprovar pòlisses financeres.
Les multes poden assolir els 60.000 euros
L’incompliment d’aquestes obligacions comptables pot derivar en sancions econòmiques importants. La normativa mercantil preveu multes que poden oscil·lar entre 1.200 i 60.000 euros depenent del volum de facturació i de la mida de la societat.
A més, la Llei General Tributària també preveu sancions específiques relacionades amb incompliments comptables, especialment quan l’empresa no manté correctament la documentació obligatòria.
