Els programes amb què les assessories comptabilitzen les factures i preparen els impostos dels seus clients queden fora de les obligacions de Verifactu. La mateixa Direcció General de Tributs ha aclarit que no s’hauran d’adaptar perquè es limiten a registrar documents ja emesos i no intervenen en la seva creació.
El criteri evita que els despatxos hagin de substituir o modificar el programari per portar els llibres fiscals, calcular els impostos i presentar les autoliquidacions d’autònoms i petits negocis. Així ho estableix la consulta V0817-26, plantejada per una assessoria que fa aquestes tasques per als seus clients.
Tot i això, la resposta no permet que l’autònom es desentengui de Verifactu per haver delegat la comptabilitat en un assessor. Si utilitzeu un programa per crear les vostres factures, haureu de comprovar que estigui adaptat abans de l’1 de juliol de 2027; i si l’assessoria les emet en nom seu, també ho haurà de fer mitjançant un sistema que compleixi els requisits.
Tributs distingeix entre crear una factura i comptabilitzar-la posteriorment
La consulta va ser plantejada per una assessoria que s’encarrega de comptabilitzar les operacions dels seus clients, portar els llibres de registre de factures emeses i presentar les seves autoliquidacions. El negoci volia saber si havia de desenvolupar o adquirir un programa de facturació adaptat per continuar prestant aquests serveis.
Tributs recorda que la Llei General Tributària permet exigir determinats requisits als programes utilitzats en els processos comptables, de facturació o de gestió. Tot i això, el desenvolupament reglamentari aprovat fins ara s’ha centrat específicament en els sistemes que suporten l’emissió de factures, deixant fora els processos purament comptables.
Per això, l’assessoria no queda sotmesa al reglament per rebre una factura ja creada, introduir les dades en la comptabilitat i utilitzar-les per preparar els impostos del client. La resposta canviaria quan la mateixa assessoria usés un programa per expedir materialment les factures per compte de l’autònom, perquè llavors sí que estaria intervenint en el procés de facturació.
L’autònom continua sent responsable encara que delegui la facturació
Encarregar l’emissió de les factures a una assessoria no allibera el negoci de les seves obligacions fiscals, ja que l’empresari o professional continua sent responsable que se’n documentin correctament les operacions. Si l’assessor factura en nom seu, tots dos han de comprovar quina eina s’utilitza i si compleix les condicions establertes per Hisenda.
Els sistemes adaptats han de garantir que els registres siguin íntegres, accessibles, llegibles, traçables i no es puguin modificar sense deixar-ne constància. L’objectiu consisteix a impedir que un negoci esborri vendes, canviï imports o alteri factures després d’haver-les generat sense que el programa conservi el rastre del que ha passat.
Cada factura emesa mitjançant un d’aquests sistemes generarà un registre informàtic amb les dades principals i quedarà vinculada als registres anteriors. El programa també haurà d’incorporar un codi QR a les factures i comptar amb una declaració responsable del fabricant que confirmi el compliment de la normativa.
Les societats s’hauran d’adaptar abans que els autònoms
Les empreses subjectes a l’impost sobre societats han de tenir adaptats els seus programes abans de l’1 de gener de 2027. Per als autònoms i els restants obligats inclosos en el reglament, el termini es prolongarà fins a l’1 de juliol de 2027, segons el calendari vigent.
La norma s’adreça principalment a empresaris i professionals que utilitzin un sistema informàtic per facturar i tributin al territori comú. Queden fora, entre altres supòsits, els qui porten els llibres de l’IVA mitjançant el Subministrament Immediat d’Informació, perquè ja remeten electrònicament els registres a l’Agència Tributària.
El reglament permet fer servir un programa privat adaptat o l’aplicació de facturació que faciliti Hisenda per als negocis amb operacions més senzilles.
Quan un mateix sistema sigui utilitzat per una assessoria per facturar en nom de diversos clients, ha de mantenir separats els registres corresponents a cada autònom o empresa.
Usar Verifactu per enviar els registres serà una de les opcions
Tot i que habitualment s’anomena Verifactu tota la nova normativa, no tots els programes adaptats estaran obligats a enviar automàticament les factures a Hisenda.
Els negocis podran utilitzar un sistema que conservi els registres sota mesures de seguretat més grans o fer servir la modalitat Verifactu, que els remetrà a l’Agència Tributària en generar-los.
Les factures expedides mitjançant la modalitat d’enviament incorporaran una indicació que es poden verificar a la seu electrònica de l’Agència Tributària. El client també podrà llegir el codi QR per comprovar que el registre corresponent ha estat remès, encara que aquesta verificació no suposa que Hisenda confirmi la deduïbilitat de la despesa.
Tributs afegeix que les factures elaborades veritablement a mà no estan subjectes al reglament, perquè no hi intervé cap sistema informàtic. Word o Excel també poden quedar fora quan s’utilitzen com a simple màquina d’escriure, però passen a estar afectats si processen les dades, calculen imports, generen llibres o reutilitzen la informació per produir les factures.
