Una de les darreres novetats que, a expenses de tancar data, podria entrar el proper any 2025 és la digitalització de les factures i la prohibició d’entregar-les en formats tradicionals. Si bé ja hi ha empreses que per política de seguretat, demanen no entregar les factures en formats d’arxiu obert, com el Word o l’Excel, d’altres formats tancats com el pdf acabaran prohibits des del mateix Ministeri d’Economia.
Codi QR, software propi i cost extra
El canvi es justifica amb l’entrada d’un nou reglament de facturació que comportarà canvis molt importants. Segons justifica el govern espanyol, es vol aconseguir que totes les operacions que es realitzin es gravin al sistema informàtic de manera segura, no manipulable, accessible i amb una estructura i format estàndards per facilitar la llegibilitat dels registres, l’anàlisi automatitzada i la remissió simultània a l’Administració tributària. Per part de l’autònom, comportarà que aprengui noves maneres de gestionar virtualment les seves factures. Entre aquests elements es poden citar, l’encadenament de dades de factures, les empremtes digitals del contingut de les mateixes, l’ús de codis QR que faciliten la captura i digitalització de la informació impresa, l’estandardització de formats de les dades o l’ús de signatura digital per assegurar el no repudi dels registres. Però també els pot comportar, per fer efectiu tot aquest sistema, comptar amb un software específic que els impliqui una despesa addicional mensual només per poder emetre una factura que sigui vàlida a Espanya.
Si ens remuntem a l’inici d’aquest canvi, encara sense una data marcada, fa dos anys es va aprovar la famosa Ley Crea y Crece, la primera normativa a Espanya que va regular l’obligació d’emetre factures electròniques en el sector privat. A dia d’avui, el Ministeri d’Economia encara està acabant el reglament que formarà una nova mesura. D’altra banda, arran de la llei antifrau, també s’aprovarà aviat un reglament que regularà les condicions que hauran de complir els programes que emetin aquestes factures electròniques.
Segons fonts del Ministeri d’Economia, l’obligació de començar a emetre factures electròniques no només suposarà la fi de les clàssiques factures en paper, sinó també de les que estiguin creades en qualsevol altre format que no n’asseguri la traçabilitat o l’autenticitat. Si seguim un calendari ara mateix oficial, el reglament va entrar en vigor el 7 de desembre de 2023. Els obligats tributaris tenen fins a l’1 de juliol de 2025 per adaptar-ne els sistemes informàtics. I serà el ministeri en qüestió qui ho acabi de determinar.